Мобильное приложение города
"СП"

СЕКРЕТАРЬ - ИЛИ ДРУГ, ИЛИ ВРАГ ВАШЕГО БИЗНЕСА

СЕКРЕТАРЬ - ИЛИ ДРУГ, ИЛИ ВРАГ ВАШЕГО БИЗНЕСА

Кто-то скажет, что секретарь - это девочка на побегушках. И ошибется.

Секретарь – первый помощник директора, «голос» и «лицо» компании. Он отвечает на звонки, встречает посетителей и гостей, принимает и регистрирует документы, ведет деловую переписку и переговоры, составляет протоколы совещаний. А если это очень крупная компания, то он сопровождает своего босса везде и всегда.

Секретарь должен не только выглядеть на «отлично», но и безукоризненно выполнять свои обязанности. Если поступил звонок – радостно и бодро ответить: «Компания «...», секретарь ...(ИМЯ!) Доброе утро (день, вечер)!» Если встречает посетителя – улыбаться и всем своим поведением показать, что он действительно рад тому, что Вы пришли. Если получил задание – быстро и четко его выполнить, да и к тому же успеть сделать отчет по заданию.
Вот каким должен быть настоящий секретарь!
Он умеет делать все: заменить картридж в принтере, заправить бумагу в факс, свести любой конфликт на нет. Он знает номера телефонов всех нужных людей, а также где и что дешевле купить для поддержания бесперебойной работы офиса. Он может организовать любую встречу и переговоры различной сложности.
Это – идеальный секретарь.
Но в большинстве случаев на месте секретаря сидит малохольная кукла в спортивных кедах и со взглядом неисправимого пессимиста на жизнь, на людей, на клиентов, на бизнес – на все! На лице - ни улыбки, ни тени радости. Вместо «Здравствуйте!» или «Добрый день!» - безразличное «Вам что?» Посмотришь со стороны – понурый человек в футляре. Даже чаю не предложит. Почему ее на работе держат?
По телефону этот «секретарь» все время отвечает безрадостным голосом. Этот голос слышат посетители. Именно с этим секретарем общаются потенциальные клиенты. Ошибки работы секретаря автоматически приравниваются к ошибкам фирмы и разрушают ее имидж. Что-то не так объяснили, недостаточно вежливо обошлись - и все! Клиент ушел навсегда!
Неквалифицированный секретарь – потеря доходов фирмы. А первоклассный секретарь дорогого стоит. Профессиональный уровень его работы оправдывает самую высокую заработную плату. Клиенты никогда не уйдут от вежливой улыбки, хорошего уровня обслуживания, глубоких профессиональных знаний.
А ваш секретарь - друг Вашего бизнеса? Или враг?

Наталья КУДРЯШОВА
13 золотых правил секретаря

Правильный Секретарь…
…не опаздывает, а ходит по делам.
…не отсутствует, а моет посуду.
…не ест, а дегустирует блюда Шефа.
…не кокетничает, а релаксирует Шефа.
…не сидит без дела, а охраняет покой Шефа.
…не флиртует, а тренирует верность Шефа.
…не собирает сплетни, а готовит отчет Шефу.
…не болтает по телефону, а упражняет силу убеждения.
…не курит, а снимает стресс.
…думает о том, о чем не должен думать Шеф.
…не думает о том, о чем думает Шеф.
…не думает, а делает.
Если Правильный Cекретарь забыл о задании
Шефа – он выполняет более важное задание Шефа.
"СП" № 44 (2009 год)